قبل از اینکه بتوانید قورباغه خود را تعیین کنید و مشغول خوردن آن شوید،باید دقیقا بدانید در هر زمینه ای از زندگی خود می خواهید به کجا برسید و کدام هدف را تحقق ببخشید. روشن بینی و وضوح احتمالا بهترین مفهوم در بهره وری شخصی است. مهمترین دلیل که بر اساس آن کسی کار بیشتر و سریع تری انجام می دهد این است که او از هدف هایش آگاهی مطلق دارد و از آن منحرف نمی شود.

یکی از دلایل مهم دفع الوقت کردن و نداشتن انگیزه، ابهام، سردرگمی و ذهن مبهم این است که نمی دانید قرار است چه کار کنید،چگونه عمل کنید و اصلا چرا می خواهید این کار را انجام بدهید. باید با تمام قوا از این شرایط فاصله بگیرید و در هر کاری که می کنید به وضوح و روشنی برسید.

فرمول قدرتمندی برای هدف گذاری و رسیدن به اهداف وجود دارد که در هفت گام زیر تشریح می شود:

گام شماره یک: تصمیم بگیرید که دقیقا چه می خواهید

گام شماره دو: روی کاغذ فکر کنید و اهدافتان را مکتوب کنید

گام شماره سه: زمان دستیابی به هدف را مشخص سازید

گام شماره چهار: فهرستی از همه ی کارهایی که فکر می کنید برای رسیدن به هدف باید انجام دهید، تهیه کنید

گام شماره پنج: فهرست را به یک برنامه تبدیل کنید

گام شماره شش: بلافاصله با توجه به برنامه دست به کار شوید

گام شماره هفت: مصمم شوید که همه روزه کاری صورت بدهید که شما را به هدف اصلی تان نزدیکتر کند

قدرت هدف های مکتوب شده:

هدف های روشن و مکتوب شده روی اندیشه شما تاثیر شگفت انگیز بر جای می گذارد. به شما انگیزه میدهد تا دست به کار شوید. خلاقیت شما را تشویق و تحریک می کند، انرژی شما را آزاد می کند و به شما این امکان را می دهد که دست روی دست نگذارید و دفع الوقت نکنید.

هر روز را از قبل برنامه ریزی کنید

ذهن شما،توانایی شما برای فکر کردن،برنامه ریزی و تصمیم گرفتن،قدرتمند ترین ابزار مقابله با مسامحه کاری و بالا بردن بهره وری و اثر بخشی است .

توانایی شما در برنامه ریزی کردن قبل از دست به کار شدن،معیار و نشانه صلاحیت کلی شماست.

بر بازدهی خود بیفزایید

یکی از هدف های اصلی شما در زمینه کار و شغلتان باید این باشد که بیشترین بازده را از سرمایه گذاری خود در زمینه انرژی ذهنی،احساسی و فیزیکی بدست آورید.

احتمالا این گفته را شنیده اید:(برنامه ریزی صحیح از قبل،از عملکرد ضعیف جلوگیری می کند)

حیرت انگیز است که می بینیم تنها معدودی از مردم برای هر روزشان برنامه ریزی می کنند و این در حالی است که برنامه ریزی کار بسیار ساده ای است.

روزی دو ساعت بیشتر

همیشه با مراجعه به فهرست خود شروع کنید. وقتی امور جدیدی مطرح می شود قبل از آنکه درباره اش کاری صورت دهید،آن را هم به فهرست خود اضافه کنید.

در این صورت می توانید 25 درصد به بهره وری خود بیفزایید.

هرچه زمان بیشتری صرف تهیه فهرست مکتوب کارهایی که باید بکنید بنمایید،کارآیی و اثر بخشی بیشتری پیدا می کنید.

فهرست های مختلف برای مقاصد متفاوت

برای مقاصد مختلف به فهرست های متفاوتی احتیاج دارید.ابتدا، باید یک فهرست اصلی تهیه کنید و روی آن بنویسید که کارهایی را که باید در آینده انجام بدهید، کدام اند.

دوم،باید یک فهرست ماهانه داشته باشید.

سوم،باید یک فهرست هفتگی داشته باشید.

و سرانجام باید اقلامی را از فهرست های ماهانه و هفتگی به فهرست روزانه خود اضافه کنید. اینها فعالیت هایی هستند که قرار است روز بعد انجام بدهید.

برنامه ریزی یک پروژه

وقتی پروژه ای در اختیار دارید، فهرستی از همه اقداماتی که باید انجام دهید تا پروژه از شروع به انتها برسد تهیه کنید. فعالیت های موجود را اولویت بندی کنید. آنها را رو کاغذ در برابر دیگانتان قرار بدهید و بعد کارها را جز به جز و مرحله به مرحله انجام بدهید. قطعا تعجب می کنید که با این روش چقدر کار می توانید انجام بدهید.

یکی از مهمترین قواعد درباره بهره وری شخصی قاعده ۱۰ به ۹۰ است. بر اساس این قاعده، اگر 10 درصد زمانتان را قبل از شروع کار صرف برنامه ریزی و سازماندهی کنید،90 درصد در زمان انجام دادن کارتان صرفه جویی کرده اید. باید این قاعده را امتحان کنید و درستی آن را به خودتان ثابت کنید!

نتایج را در نظر بگیرید

نشانه اندیشمند برتر، در توانایی اوست که بتواند به درستی نتایج و پیامدهای انجام دادن یا ندادن کاری را پیش بینی کند. نتایج بالقوه هر کار و فعالیتی مهم ترین تعیین کننده اهمیت آن کار برای شما و یا برای شرکت شماست. این طرز ارزیابی اهمیت کار نشان میدهد که قورباغه بعدی شما کدام است.

نگرش شما در قبال زمان ،«افق زمانی» تان، تأثیر چشمگیری بر رفتار و گزینه های شما دارد. اشخاصی که دید بلندمدت دارند همیشه درباره زمان و فعالیت های خود بهتر از کسانی که به آینده کمتر نظر دارند تصمیم میگیرند.

درباره زمان تصمیمات بهتری بگیرید

طبق تعریف، کاری مهم است که پیامدهای بالقوه بلند مدت آن مهم باشد. کاری که مهم نیست پیامدهای بالقوه بلندمدت آن هم مهم نیست. قبل از اینکه در زمینه ای دست به کار شوید، باید همیشه از خود بپرسید: (نتایج بالقوه انجام دادن یا ندادن این کار کدام است؟)

هر چه واضح تر بدانید که در آینده میخواهید به کجا برسید، این واضح بینی روی کاری که در لحظه انجام می دهید تأثیر بیشتری بر جای می گذارد. با داشتن یک پنداره روشن بلندمدت، بهتر می توانید فعالیتی را در زمان حال ارزیابی کنید و از همخوان بودن آن با نتایجی که می خواهید به دست آورید مطمئن گردید.

به بلندمدت فکر کنید

موفقها کسانی هستند که رضایت خاطر خود را به تعویق میاندازند و در کوتاه مدت از خودگذشتگی نشان می دهند تا در بلندمدت به نتایج بسیار بهتری برسند .

اشخاص ناموفق، از سوی دیگر، بیشتر به خشنودی های کوتاه مدت فکر می کنند و به رضایت های آنی میاندیشند و به آینده توجه چندانی ندارند.

دنیس ویلتی، سخنرانی که درباره انگیزه حرف میزند، میگوید: «بازندگان با توجه کردن به آنچه تنش را تخفیف می دهد، میخواهند از هراس های خود بگریزند اما برندگان تحت تأثیر دستیابی به هدف انگیزه پیدا میکنند.

انگیزه به محرک احتیاج دارد. هر چه تأثیر عمل یا رفتاری تأثیر بالقوه بیشتری بر زندگی شما داشته باشد، به راحتی میتوانید به مسامحه کاری پایان بدهید و آن را به سرعت به انجام برسانید.

همیشه به کارهایی فکر کنید و به فعالیتهایی بپردازید که بتوانند تفاوت قابل ملاحظه ای بر شرکت و آینده شما داشته باشد.

اندیشیدن پیوسته به پیامدهای انتخاب ها، تصمیمات و رفتارهایتان یکی از بهترین راه های تعیین اولویت های راستین در کار و زندگی شخصی، است.

از قانون کارآیی جبری استفاده کنید

 قانون کارآیی جبری میگوید: «هرگز برای انجام دادن همه کارها وقت کافی وجود ندارد. اما برای انجام دادن مهمترین کارها همیشه وقت کافی وجود دارد».

وقتی زمان کم می آورید و می دانید که پیامدهای انجام ندادن یک کار مهم و کلیدی می تواند کاملا جدی باشد، همیشه فرصتی پیدا کنید که آن کار را انجام بدهید. زودتر کارتان را شروع کنید، دیرتر محل کارتان را ترک کنید و سعی نمایید که کارتان را به انجام برسانید و با مشکلات و ناخوشایندی های ناشی از انجام ندادن کار روبه رو نگردید.

ضرب الاجل ها بهانه هستند

خیلی ها میگویند زیر فشار ضرب الاجل ها بهتر کار میکنند. متاسفانه، سالها بررسی نشان میدهد که به ندرت ممکن است این اتفاق بیفتد. زیر فشار ضرب الاجل ها، که اغلب ناشی از امروز و فردا کردن و دفع الوقت نمودن است ،اشخاص با استرس روبه رو میگردند، بیشتر اشتباه می کنند و مجبور می شوند در بسیاری از مواقع دوباره کاری بکنند. اغلب کارکردن در شرایط تنگی وقت زیان های فراوان تولید میکند. در بسیاری از مواقع کاری که تحت فشار زمان انجام شود، وقت بیشتری می گیرد. زیرا در بسیاری از مواقع دوباره کاری تحقق پیدا می کند.

به مراتب بهتر است که زمان خود را از قبل به دقت برنامه ریزی کنید و زمانی را نیز برای بروز مشکلات و حوادث غیرمترقبه در نظر بگیرید. به هر زمانی که برای انجام دادن کاری در نظر می گیرید، ۲۰ درصد اضافه کنید تا در زمان تعیین شده بتوانید آن کار را انجام بدهید. از آرامش خاطری که پیدا می کنید و از بهتر انجام دادن کارهایتان شگفت زده می شوید.

سه پرسش برای رسیدن به حداکثر بهره وری

اولین سؤال این است: پر ارزش ترین فعالیت من کدام است؟» به عبارت دیگر، بزرگترین قورباغه هایی که باید بخورید تا بیشترین تأثیر مثبت را در سازمان ،خانواده و خودتان بر جای بگذارید، کدام اند؟

دومین سؤالی که می توانید پیوسته از خود بپرسید این است: (کدام کار است که من و تنها من می توانم انجام بدهم که اگر به درستی انجام شود، تغییری در زندگی ام ایجاد می کند؟) این سؤالی است که مرشد بزرگ مدیریت، پیتر دروکر ،مطرح میسازد. این یکی از مهم ترین سؤالاتی است که اثربخشی شخصی را به همراه می آورد. کدام کار است که شما و تنها شما می توانید انجام بدهید تا تغییری اساسی ایجاد کنید؟

سومین سؤالی که می توانید بپرسید این است: «در حال حاضر ارزشمندترین استفاده از اوقاتم کدام است؟» به عبارت دیگر، در این لحظه بزرگترین قورباغه من کدام است؟» این سؤال مهم مدیریت بر زمان است. پاسخ درست دادن به این پرسش کلید غلبه بر دفع الوقت کردن و مسامحه کاری وتبدیل شدن به یک انسان کاملا مولد است.

هرچه جواب هایتان به این سه سؤال دقیق تر باشد، راحت تر می توانید اولویت ها را مشخص کنید، راحت تر می توانید امروز و فردا کردن را کنار بگذارید و به کارهایی بپردازید که از سایر کارها ارزشمند تر هستند.