مهارت های برنامه ریزی و مدیریت زمان چیست؟
همه ما تا به حال با مشکل کمبود وقت مواجه شده‌ایم. راه حلی این مشکل ما مدیریت زمان است. با استفاده از مدیریت زمان میشود کارهای مختلف را سر وقت تمام کرد و در پروژه های خود خلاق بود.
افرادی که مهارت های برنامه ریزی و مدیریت زمان را در کار خود اجرا میکنند میتوانند به راحتی در مسیر شغلی خود موفق باشند و پله‌های ترقی را با سرعت بیشتری طی کنند. در این مقاله نقش و اهمیت برنامه ریزی و مدیریت زمان را در زندگی شغلی بررسی میکنیم و مهارت‌های آن را به شما آموزش میدهیم.
مدیریت زمان چیست؟
مدیریت زمان پروسه برنامه ریزی برای چطور تقسیم کردن زمان بین فعالیت‌های مختلف است.اگر به زندگی , عادات روزانه افراد موفق نگاه کنید متوجه میشوید که آن ها به مهارت های مدیریت زمان اهمیت خیلی زیادی میدهند. شما هم مثل موفق ترین انسان ها با یادگیری مهارت های برنامه ریزی زمانی تفاوت قابل توجهی بین بهره‌وری ساعات خودتان میبینید.
مدیریت زمان اثربخش نیازمند تغییر دیدگاه اساسی نسبت به نتایج کارهاست. شما باید به جای توجه به فعالیت ها به نتایج آن ها هم توجه کنید. این که همیشه سرتان شلوغ باشد به این معنی نیست که تلاش هایتان نتایج بهتری دارد بلکه اغلب موارد برعکس این قضیه اتفاق میافتد.
تکنیک های طلایی مدیریت زمان
برای جلوگیری از اتلاف وقت درمورد تکنیک های مدیریت زمان صحبت می کنیم. چطور و از چه راهی میشود زمان را مدیریت کرد و به نتیجه خوبی رسید؟
تکنیک های مدیریت زمان
۱. نگذارید برنامه ها زندگیتان را به هم بریزند
برنامه روزانه برای موفق شدن لازم و ضروری هستند. ما برای تقسیم زمانی که داریم باید بدانیم کارهایمان چه چیزهایی هستند و هر کدام چه درجه اهمیتی دارند.
اما نکته مهم این است که لیست های متعدد ممکن است تاثیر برعکسی روی کارآیی ما بگذارند. لیست های شلوغ اعتماد به نفس را از ما می گیرند و ما را مضطرب میکنند به همین دلیل امکان دسته بندی درستی برای لیست های شلوغ نداریم. پس لیست کارهای خود را به صورت طبقه بندی شده بنویسید و نگذارید موارد زیاد لیست شما را سردرگم کند. موارد اضافی لیست را حتما حذف کنید.
۲. جلوگیری از انجام همزمان کارها
تا به حال برای همه ما اتفاق افتاده که چند کار را به شکل همزمان انجام داده ایم. مثلا وقتی که در حال ظرف شستن هستیم به پادکست های انگیزشی گوش میدهیم. اما در یک سری از موارد انجام دادن کارهای همزمان به جای این که سودی به ما برسانند بیشتر به ضرر بهره وری ما هستند.
چون شما در هر رفت و آمد بین کارها زمانی را صرف به دست آوردن تمرکزی که قبلا داشتید میکنید.تلاش کنید فقط مشغول یک کار شوید و بعد از اتمام آن به سراغ کار بعدی بروید. مطمئن باشید نتیجه کلی این شیوه بسیار بهتر از انجام همزمان کارهاست.
۳. کم کردن مسئولیت ها
سراغ برنامه روزانه ای که نوشته‌اید بروید و کارهایی که میتوانید را به دیگران واگذار کنید. بعد از این کار با خیال راحت‌تری به بقیه برنامه‌ها میرسید.
۴. افزایش تمرکز بر روی کار
از شرایط و مواردی که حواس شما را پرت میکنند دور شوید. تلفن همراهتان را زود به زود چک نکنید. از محیط های پر سر و صدا جدا شوید. و برای افزایش تمرکز از تمرینات تمرکز استفاده کنید.
۵. محدود کردن زمان برای انجام هر کار
قانون پارکینسون میگوید که یک فعالیت خاص تا زمانی طول میکشد که زمان انجام دادن آن تموم بشود. پس برای این که کارها در طول زمان کش پیدا نکنند برای انجام آن ها محدودیت تعیین کنید. با مشخص کردن یک زمان خاص شما انگیزه بیشتری برای اتمام سریع کار پیدا میکنید.
۶. مرتب سازی محیط کار
شاید به نظر اهمیت نداشته باشد که چه چیزهایی روی میز شما قرار دارد. اما نتایج تحقیقات نشان میدهد که افراد زمان قابل توجهی را صرف نگاه کردن به اشیای نامربوط روی میزشان میکنند. پس تمیزی محیط کارتان را در اولویت قرار دهید.
۷. کارها را به قسمت های کوچکتر تقسیم کنید
این مورد در نوشتن برنامه روزانه کاربرد بالایی دارد. کارها را به قسمت های قابل اندازه گیری و کوچک تقسیم کنید؛ تا هم ذهن منظم تری داشته باشید هم نتیجه بهتری از کارها بگیرید.
۸. یک لیست حواس پرتی درست کنید
برای این که چیزهایی که وسط کار به ذهنتان می آیند را فراموش نکنید یک لیست برای نوشتن آن ها قرار دهید. این کار به شما آرامش میدهد که بعدا زمان کافی برای فکر کردن به آن ها اختصاص میدهید.
۹. روی نتایج تاکید کنید نه ساعت ها
به جای این که تلاش های مداوم و خسته کننده برای شما مهم باشند به نتابج آن ها توجه کنید. توجه به زمان بدون توجه به نتایج فقط سرعت و فشردگی کار را افزایش میدهند و هیچ تضمینی نیست که کار شما بهتر از قبل باشد.
۱۰. یافتن راه حل های مختلف برای هر کار
برای مثال وقتی نیاز به باز کردن سر صحبت در مورد مسئله ای با همکار خود دارید به جای ملاقات با اون فرد به تماس تلفنی یا ایمیل هم فکر کنید. این راه حل ها ممکن است در نتیجه تفاوتی ایجاد نکنند اما زمان کمتری از شما بگیرند.
۱۱. به دسته بندی کارها توجه کنید
کارهایی که شباهت بیشتری با هم دارند را در کنا هم قرار دهید. این نوع تقسیم بندی تمرکز شما را در کارها بالا میبرد. برای مثال همیشه برای ملاقات های کاری یا دوستانه روز خاصی در هفته تعیین کنید .
۱۲. همیشه کاری که شروع کردید را تمام کنید
رها کردن نیمه کاره یک فعالیت هم حواس شما را پرت میکند هم به شما استرس میدهد. پس هیچوقت کاری را نصفه رها نکنید.
۱۳. افزایش مهارت تصمیم گیری
گفته میشود که یک انسان بالغ به طور متوسط در روز ۳۵۰۰۰ تصمیم آگاهانه میگیرد. اگر شما قدرت تصمیم گیری خوبی نداشته باشید و زمان زیادی را صرف کارهای بی اهمیت بکنید مطمئنا به سمت موفقیت قدم بر نمیدارید. برای تصمیم گیری هایتان هم زمان محدود تعیین کنید و اجازه ندهید که ذهنتان را زیادی درگیر کند.
۱۴.تغییر حالت نشستن های طولانی
وقتی زمان زیادی را در حین کار به یک حالت بدنی باشید خسته خواهید شد. بنابراین حتما بین حالات نشستن خود تغییر بدهید و حتی گاهی بایستید.
۱۵. کمالگرایی را کنار بگذارید
یکی از دشمنان بزرگ مهارت های مدیریت زمان کمالگرایی است. کمالگرایی یک تفکر غیر واقعی در رابطه با اهداف شماست و مانع رسیدن به هدف شما خواهد شد.
اهداف واقع بینانه تعیین کنید و نظرات دیگران را هم در رابطه با اهدافتان بپرسید. خودتان را فقط با خودتان مقایسه کنید نه هیچکس دیگری.
۱۶. حفظ سلامت جسمانی و روانی
اگر احساس خستگی شدیدی کردید حتما به خودتان استراحت بدهید. از خودتان مراقب کنید چون مراقب از خود در اولویت همه کارهاست. اگر سلامت خود را حفظ نکنید در طی انجام کارهایتان هم کارآمد و مفید نخواهید بود.
۱۷. به دنبال علایق خود بروید
علاقه داشتن به کاری که در حال انجام آن هستید؛ تاثیر بسیار زیادی بر روی نتیجه کار شما دارد. سعی کنید به خوبی خودتان را بشناسید و به سمت اهدافی حرکت کنید که مورد علاقه شما هستند. کارهای اضافی و نامرتبط به اهداف و علایق خود را حذف کنید تا نتیجه بهتری از برنامه ریزی خود بگیرید.
چرا نمی توانیم زمان را مدیریت کنیم؟
حالا بیایید با هم ببینیم چرا نمیتوانیم با برنامه ریزی در مدیریت زمان پیش برویم؟ به نظر شما چرا بعضی از افراد موفق سالیان طولانی طبق برنامه عمل میکنند و به همه اهدافشان میرسند؛ مگر مدیریت زمان افراد موفق چگونه است؟ چرا ما نمیتوانیم؟ برای این که بتوانیم درست برنامه بریزیم باید علت های شکست در مدیریت زمان را بفهمیم. موارد زیر تمام کارهایی هستند که نباید انجام بدهید.
۱. نداشتن انگیزه کافی
متاسفانه یکی از علل شکست در مدیریت زمان نداشتن انگیزه است. امروزه افراد بسیاری را در اطراف خود میبینیم که انگیزه ای برای ادامه زندگی ندارند. گام اول برای جلوگیری از شکست در مدیریت زمان تقویت انگیزه است. شاید با خود بگویید چگونه انگیزه پیدا کنیم؟
چگونه انگیزه خود را تقویت کنیم؟
روش های بسیاری برای تقویت انگیزه وجود دارد باید شما با توجه به موقعیت و سلیقه تان یکی را انتخاب کنید. ابتدا امواج منفی را دور بریزید و عادات روزانه افراد موفق را بخوانید. ببینید آنها چگونه در زندگی رشد یافته و موفق شده اند. می توانید جملات انگیزشی تیم شهر موفقیت را با خود مروز کنید.. یکی از راهکارهای دیگر تقویت انگیزه گوش دادن به پادکست های انگیزشی است.
۲. به آینده فکر نکردن
بزرگترین و موفق ترین افراد دنیا آن هایی هستند که نگاهی فراتر از امروز خود دارند. این افراد کارهای مختلف را فقط برای امروز انجام نمیدهند بلکه برنامه بلند مدت تری برای آن دارند. به علاوه، آن ها حواسشان به این است که در روزهای آتی چه برنامه و کاری دارند و با آمادگی بیشتری سراغ کارها میروند.
۳. نداشتن برنامه ریزی در زندگی
“اگه توی برنامه ریزی شکست خوردید، بدونید که برای شکست خوردن برنامه ریخته بودید!”
بیشتر مردم فقط برای روزهای کاری خودشان برنامه میریزند و هیچ وقت برای روزهای تعطیل و آخر هفته خود برنامه ای ندارند. درست است که شما میخواهید در روزهای تعطیل هیچ کار خاصی نکنید و فقط مشغول استراحت باشید اما اگر هیچ برنامه ای در ذهنتان برای آن روزها نباشد؛ تمام وقتتان تلف میشود.
بیشتر آدم ها روزهای تعطیل از خواب دیر بیدار میشوند تازه بعد از دو ساعت فکر میکنند که چه کار کنند و کجا بروند. منظور من این نیست که شما برای هر ساعت آخر هفته خود برنامه ی نوشته شده داشته باشید.
پیشنهاد من به شما این است که حداقل بدانید در آخر هفته میخواهید چه کاری انجام بدهید. مثلا سه کاری که ممکن است آن آخر هفته انجام دهید را مشخص کنید. استراحت کردن و خوشگذرانی اصلا کارهای بی معنایی نیستند. حتما برای آن ها زمان داشته باشید اما به شرط برنامه ریزی.
۴. دیر از خواب بیدار شدن
اگر داستان موفقیت همه افراد بزرگ دنیا را بخوانید به یک مولفه تقریبا مشترک میرسید: زود بیدار شدن از خواب. هیچ کدام از آن افراد صبح خود را دیر شروع نمیکنند. برای مثال مدیر عامل اپل تیم کوک ، هرروز ساعت ۴:۳۰ از خواب بیدار میشود. افراد زیاد دیگری هم هستند که همینطور عمل میکنند.
۵. تمرکز کردن روی انجام کاری که مهم نیست
هیچوقت اهداف خودتان را فراموش نکنید. خیلی از افراد نمیدانند چرا نمیتوانند زمان را مدیریت کنند. من به شما میگویم مشکل کجاست. آن ها روی کاری تمرکز میکنند که اهمیت ندارد و کمکی به رسیدن به هدف نمیکند. اگر میخواهید بهره وری بالایی داشته باشید باید مطمئن شوید که روی کار درستی تمرکز کرده اید.
۶. حواس پرتی
یکی از مهمترین دلایل شکست در مدیریت زمان، بودن در کنار عوامل حواس پرتی است. بگذارید با یک مثال ساده به شما توضیح بدهم. تصور کنید در حال تمرکز روی پروژه ای هستید که باید تا چهارشنبه تحویل بدهید. و یکدفعه یک پیام دریافت میکنید و با خودتان میگویید چند دقیقه جواب این پیام را میدهید و بعد برمیگردید. این کار باعث میشود که برگرداندن تمرکز شما روی کار نیم ساعت طول بکشد.
۷. از قبل برای هرروز آماده نبودن
برنامه ریزی هرروز باید در شب قبل آن انجام شود. در واقع اگر شما برنامه ریزی را به همان روز خودش اختصاص دهید وقت زیادی را هدر خواهید داد. اگر برنامه ریزی هفتگی یا ماهانه میکنید؛ قبل از رسیدن آن روزها آماده شوید. با این کار هرروز خود را با انگیزه و اشتیاق شروع میکنید. چون میدانید قرار است به هدف نزدیک تر شوید.
۸. استراحت نکردن
همانطور که بیکار و رها بودن مخرب است؛ تمام مدت مشغول کار بودن هم شما را به موفقیت نمی رساند. من و شما انسان هایی هستیم که استراحت نیاز طبیعی ماست. معمولا کسانی که پشت سر هم و بدون هیچ وقفه ای برای خودشان برنامه میریزند بعد از مدت کوتاهی از برنامه ریزی خسته میشوند.
۹. کمال گرایی
همیشه به یاد داشته باشید که هیچکس در دنیا کامل نیست. بیشتر آدم ها از اشتباهاتشان درس میگیرند و با استفاده از آن ها میتوانند به سمت جلو حرکت کنند. همه ما همینطوریم. خودتان را به خاطر شکست در مدیریت زمان سرزنش نکنید. همین که الان در حال خواندن این مقاله اید یعنی در مسیر موفقیت قرار گرفته اید.
مهمترین نشانه های مدیریت زمان ضعیف
چگونه بفهمیم مدیریت زمان ضعیفی داریم؟ اگر در زندگی خود با نشانه های زیر رو به رو هستید متاسفانه شما با ضعف مدیریت زمانی روبه رو هستید.
۱. تاخیر داشتن در هر کاری
اگر همیشه آخرین کسی هستید که به جلسات و دیدارهای دوستانه خود میرسید؛ یک جای کار میلنگد. شما از آن افرادی هستید که وقتی به کافی شاپی محل قرارتان میرسید؛ دوستتان دومین سفارش خودش را هم داده.
اگر به جلسات کاری و جلسه ای که با معلم فرزندتان دارید دیر میرسید؛ اگر همه را منتظر خودتان میگذارید؛ بدانید مدیریت زمان ضعیفی دارید.
۲. همیشه عجله داشتن
عجله داشتن یک نشانه مشخص کسانی است که در کارها تاخیر دارند. آن ها همیشه نگران دقایقی اند که با سرعت عبور میکنند به همین خاطر با سرعت و عجله همه کارها را انجام میدهند. اگر از بیرون این افراد را نگاه کنید فکر میکنید دچار یک فاجعه شده اند!
۳. سروقت تمام نکردن کارها
یکی از نشانه های کسانی که شکست در مدیریت زمان را تجربه کرده اند این است که هیچ کاری را سر وقت تمام نمیکنند و همیشه دیرتر از موعد مسئولیت های خود را انجام میدهند.
۴. انجام دادن کارها به صورت همزمان
اگر همیشه چندتا کار مختلف را با هم انجام میدهید نمیتوانید مهارت های مدیریت زمان ا به خوبی اجرا کنید. کسانی که وقت کم می آورند مجبورند کارها را با هم و همزمان انجام بدهند. چنین افرادی ممکن نیست که برنامه ریزی خوبی داشته باشند.
۵. نداشتن اهداف مشخص
کسانی که نمیدانند از زندگی چه چیزی میخواهند نمیتوانند برای زندگی برنامه داشته باشند. اگر بدون هیچ هدفی یک سری کارها را انجام بدهید مطمئن باشید برای تمام کردن درست و سر وقت آن ها هم انگیزه ندارید. به بی هدفی در زندگی حساس باشید. هیچ فرد موفقی در زندگی بدون هدف نیست.
نشانه های مدیریت زمان ضعیف
چگونه مدیریت زمان داشته باشیم؟
با وجود این که ما برای داشتن زمان پولی پرداخت نمی کنیم اما میدانیم که زمان ارزشمند است. کارهایی که به عنوان تفریح در زندگی شما هستند نباید حذف شوند. آن ها بیشتر از چیزی که فکرش را بکنید مهم هستند. شما برای انجام مسئولیت هایتان در زندگی نیاز به ساعاتی دارید که در آن ها به هیچ چیزی فکر نکنید.
برنامه ریزی زمانی
همه چیز در زندگی جای خاص خودش را دارد و باید سعی کرد جوری برنامه ریزی و مدیریت زمان کرد که جای چیزی خالی نماند.
برای ایجاد تعادل بین قسمت های مختلف زندگی به برنامه زمانی توجه کنید و روش‌های آن را یاد بگیرید. چون در این حالت است که هم از زندگی رضایت دارید هم به اهداف و کارهایتان میرسید.
بهترین کتاب مدیریت زمان
مدیریت زمان برایان تریسی در حال حاضر یکی از بهترین کتاب های موجود در بازار می باشد.برایان تریسی متخصص بزرگ و شناخته شده ای در زمینه موفقیت در ایران و جهان است.
برایان تریسی به وسیله تخصص بالا و تجربه زیاد همیشه در صدر متخصصان مدیریت زمان بوده است و کتاب معروفی نیز در این زمینه نوشته است.
مزایا و فواید مدیریت زمان
برنامه ریزی زمانی اگر به درستی انجام بگیرد و تداوم داشته باشد به نتایج خوبی منجر میشود. موارد زیر چند تن از فواید مهارت های مدیریت زمان است:
کاهش استرس
استرس شدید میتواند به بیماری های مختلفی منجر بشود که شمارش آن ها ساعت ها طول بکشد. اضطراب روی ذهن شما تاثیر زیادی میگذارد؛ ایمنی شما را تهدید میکند و در موارد خیلی شدید میتواند افراد را به سمت افسردگی و خودکشی ببرد.
اگر شما به طور مداوم تحت فشار کارهای نکرده و در حال انجام باشید ذهن شما به استرس عادت میکند و ممکن است این حالت در شما ادامه پیدا کند.زمانی که شما از مهارت های مدیریت زمان خوبی برخوردار باشید؛ میتوانید نگرانی هایتان را کنترل و کارهایتان را سر وقت تمام کنید.
انجام کارهای بیشتر در زمان کوتاه تر
با مهارت های مدیریت زمان کنترل زمان را در دست میگیرید و با توجه روی فعالیت های محدود، کارآیی خودتان را بالا میبرید. اگر برای هرچیزی زمان مخصوص داشته باشید دیگر لازم نیست به همه چیز در هر زمانی فکر کنید.
کمتر دوباره کاری میکنید
قوانین مدیریت زمان شما را به یک آدم منظم تر و متمرکزتر تبدیل میکند و باعث میشود با انجام یک کار مشخص در یک زمان معین از اشتباهات جلوگیری کنید. این به معنی این نیست که شما دیگر هیچ مشکلی در کارتان نخواهید داشت اما مطمئنا تعداد اصلاحاتی که باید انجام بدهید کاهش پیدا میکند.
“یه کار مشابه رو دو بار انجام نده”. اگر یک بار تمام زمان و تمرکزتان رو روی یک کار بگذارید و آن را به اتمام برسانید دیگر مجبور بررسی دوباره آن نخواهید شد.
کاهش زمان های هدررفته
وقتی شما بدانید که کار بعدیتان چیست؛ زمان ارزشمندتان را صرف این نمیکنید که بفهمید باید چه کار کنید. میتوانید مستقیما سراغ کار بعدی برید و بین کارهایتان فاصله نداشته باشید.
افزایش زمان آزاد و اوقات فراغت
وقتی برنامه داشته باشید دیگر برای هر کاری بیشتر از زمان مد نظرتان وقت نمیگذارید و میتوانید بقیه ساعات روز را مشغول کارهایی شوید که خودتان میخواهید.
همه آدم ها نیاز دارند زمانی را خارج استرس و بدون برنامه داشته باشند تا بتوانند استراحت کنند. با مهارت های مدیریت زمان میتوانید هم کارهایتان را به اتمام برسانید هم اوقات فراغت کافی برای خودتان داشته باشید.
حفظ تعادل در کار و زندگی
یکی از بزرگترین مشکلات افراد شاغل این است که نمیدانند چگونه تعادل کار و زندگی خویش را حفظ کنند. در مدیریت زمان تنها مسئله قابل اهمیت رسیدن به اهداف از قبل تعیین شده نیست بلکه حفظ تعادل در قسمت‌های مختلف زندگی نیز اهمیت دارد.
اگر نتوانید در زندگی تعادل را حفظ کنید حتی اگر به طور کامل به مسئولیت های خود برسید باز هم از خودتان احساس رضایت نخواهید داشت. پس مهم است که یاد بگیرید از روشی استفاده کنید که بتوانید تعادل بین اوقات فراغت و کار و خانواده برقرار شود.
پیامدهای مدیریت نکردن زمان
به تعویق انداختن کارها
وقتی شما برنامه خاصی برای کنترل زمان خود نداشته باشید نمیتوانید کارها را سر وقت تمام کنید. برای همین مجبور میشوید که کارها را به زمان دیگری موکول کنید.
کیفیت پایین نتایج
با مدیریت نکردن زمان شما کارها را به تعویق می‌اندازید، دچار استرس میشوید، و در لحظات آخر کارها را تمام میکنید. این کارها باعث میشوند کیفیت نتیجه کاری که انجام دادید بسیار پایین تر از چیزی باشد که شما توانایی اش را داشتید.
کمبود خواب شدید
وقتی نتوانید کارهاتان را سر وقت تمام کنید مجبور میشوید از استراحت خود بزنید به فعالیت های دیگری مشغول شوید. اگر این روش در زندگی شما تکرار شود شما هیچوقت درست استراحت نمیکنید و همیشه کمبود خواب دارید.
عادت های غذایی ناسالم
با دیر خوابیدن در شب، صبح زود نمیتوانید سر حال باشید و سر وقت بیدار شوید. و در اغلب موارد از وعده صبحانه که بخش مهمی از عادت های غذایی شما را تشکیل میدهد میگذرید. این کار سلامت شما را به خطر می‌اندازد.
چگونه در محل کار زمان را مدیریت کنیم؟
مدیریت زمان شامل مهارت های متنوعی است که باعث میشود در محیط شغلی، وقت خود را به خوبی مدیریت کنید.
• منظم باشید
• کارهای خود را اولویت‌بندی کنید
• تعیین هدف
• با دیگران ارتباطات موثر داشته باشید
• برنامه خود را بنویسید
• تقسیم کار کنید
• مدیریت استرس
کارهای خود را اولویت بندی کنید
یکی از رموز اصلی مدیریت زمان افراد موفق اولویت بندی کارها می باشد. طبقه‌بندی وظایف بر اساس اولویت، کلید اصلی در برنامه ریزی و مدیریت زمان است.
روش‌های متفاوتی برای اولویت بندی کارها وجود دارد. برخی از افراد ترجیح میدهند کارهای ساده تر که زمان کمتری میگیرند را زودتر از دیگر کارها انجام دهند. و بعضی از افراد کارهایشان را با سخت‌ترین و زمانبرترین آنها شروع میکنند. شما باید بر اساس شخصیتتان و نتیجه‌ای که از هر روش میگیرید راه خود را مشخص کنید.
تعیین هدف
یکی از مراحل تبدیل شدن به یک متخصص در برنامه ریزی و مدیریت زمان، انتخاب هدف مناسب است. این کار باعث میشود که به طور دقیق از اهداف مد نظر خود آگاه شوید و در اولویت بندی کارهایتان موفقتر عمل کنید. سعی کنید اهداف کوتاه مدت خود را با توجه به اهداف بلندمدت خود تعیین کنید. این کار به تمام کارهای شما سرعت می‌بخشد و در رسیدن به هدف دلخواهتان نقشی موثر دارد.
با دیگران ارتباطات موثر داشته باشید
روابط اجتماعی قوی کمک میکند که برنامه هایتان را به طور واضح برای کسانی که کار میکنید شرح دهید و همراهی آنها را در طول مسیر داشته باشید. با استفاده از این مهارت میتوانید از همکاران خود بخواهید که برخی از کارها را انجام دهند تا شما بتوانید روی کارهای مهمتر تمرکز کنید. موفق‌ترین افراد در برنامه ریزی، کسانی بودند که ارتباط موثری با همکاران خود داشتند.
برنامه خود را بنویسید
برای جلوگیری از اتلاف وقت برنامه روزانه خود را بنوسید. با نوشتن برنامه، نظم خود را افزایش میدهید و میدانید چه کارهایی را باید در هر زمان انجام بدهید.
برای قرار‌های ملاقات و کارهای روزانه خود برنامه ریزی کنید. میتوانید از دفترچه یادداشت، برنامه‌ها و اپلیکیشن‌های مختلف استفاده کنید تا شاهد افزایش بهره‌وری کارهاتان باشید. یادتان باشد در طی نوشتن برنامه خود به روش های مختلف اولویت بندی کارها و اهداف خود توجه کنید.
تقسیم کار کنید
به عنوان کسی که می‌خواهد برنامه ریزی و مدیریت زمان را بیاموزد باید یاد بگیرید فقط کارهایی را انجام دهید که برای رسیدن به اهدافتان نیاز است.
مدیران باید بتوانند یک تقسیم کار درست و منظم انجام دهند و برخی از وظایف را به دیگران محول کنند. در محیط کار، نه گفتن به کسی که درخواست انجام کاری را دارد واقعا سخت است.
مدیریت استرس
یک برنامه ریزی و مدیریت زمان خوب، نیازمند سلامت روان است. زمانی که شما مضطرب باشید توانایی تمرکز بر روی کارها را از دست میدهید. کنترل استرس و اضطراب به شما کمک میکند که با انگیزه باقی بمانید و طبق برنامه پیش بروید.
بین کارهای روزمره، وقفه ایجاد کنید و خودتان را بعد از اتمام کارها، تشویق‌های کوچکی کنید. این کارها به شما کمک میکند در طی روز آرامش خود را حفظ کنید و با تمرکز بیشتری پیش بروید.
اهمیت برنامه ریزی در مدیریت زمان
مهارت های مدیریت زمان به شما کمک میکنند کارهایتان را تقسیم بندی کنید و به سمت اهداف مد نظرتان بروید. این مهارت ها هم برای کسانی که مشغول به کاری هستند مفید است هم برای کسانی که به دنبال شغل می‌گردند.
یافتن شغل مناسب
اگر در جستجوی شغل هستید باید حتما با مدیریت زمان مناسب، رزومه خود را آپدیت کنید؛ توانایی هایتان را افزایش دهید و برای مشاغل مناسب درخواست خود را ارسال کنید.
پیشرفت در کار
اگر هم در حال حاضر شاغل هستید مهارت های برنامه ریزی و مدیریت زمان باعث پیشرفت شغلی شما میشوند. مطمئن باشید با برنامه ریزی مناسب برای وظایفتان در شرکت میتوانید جایگاه خود را تثبیت کنید .
افزایش قدرت تمرکز
همیشه متمرکز بودن از نتایج یک برنامه ریزی و مدیریت زمان قوی است. مثلا اگر میان یک جلسه، نگران انجام پروژه‌تان باشید؛ نمیتوانید روی حرف‌های مهمی که رد و بدل میشود تمرکز کنید.
چطور مهارت های برنامه ریزی و مدیریت زمان خود را تقویت کنیم؟
تقویت مدیریت زمان با خودشناسی آغاز می شود. شما با شناختی که از خودتان و مهارت هایتان داریدمی توانید طبق توانایی های خود برنامه ریزی کنید. برنامه ریزی زمانی به شما کمک میکند تا یک کارمند یا داوطلب قوی باشید. با استفاده از توصیه های زیر مهارت های مدیریت زمان خود را تقویت کنید:
هدف های بلند مدت و کوتاه مدت مشخص کنید
با تلاش برای تعیین هدف میتوانید تصویر واضحی از جایگاهی که میخواهید به آن برسید در ذهن داشته باشید.رسیدن به اهداف کوچکتر، راه رسیدن به اهداف بزرگتر و طولانی مدت را هموار میسازد.
برای مثال اگر شما در نظر دارید در شش ماه آینده به مقدار مشخصی از فروش محصول برسید؛ نیاز دارید که اهداف کوچکتری تعیین کنید و آنها را به ترتیب انجام دهید. این اهداف باید جزئی، قابل دسترسی، مرتبط و بر اساس برنامه ریزی زمانی باشد.
تقویم زمانی داشته باشید
برای هر کدام از کارهاتان زمان مجزا قرار دهید. تعیین محدودیت زمانی برای انجام هر کار باعث میشود که به همه کارها برسید و هیچ زمانی با دیگری تداخل نداشته باشد. این عمل مخصوصا برای تعیین زمان جلسات کاربردی و مفید است.
اولویت وظایف خود را یادداشت کنید
اولویت‌بندی کار دشواری است اما با تمرین ساده تر خواهد شد.تمام کارهایی که باید انجام دهید را یادداشت کنید.
کارهای اورژانسی و مهمتر را در اولویت قرار دهید. تجربه نشان داده است که انجام دادن کارهای سخت زودتر از دیگرکارها، نتیجه بهتری خواهد داشت.
پیشرفت در مهارت های برنامه ریزی و مدیریت زمان، از شما یک کارمند موفقتر، یک جویای کار شایسته‌تر و یک انسان منظم‌تر میسازد.
نوشتن برنامه روزانه
تحقیقات نشان داده است برای مدیریت زمان نوجوانان نوشتن برنامه روزانه پایبندی آنها را به برنامه ریزی و مدیریت زمان بیشتر میکند. برنامه روزانه ساختار ساده ای دارد .
شما برنامه هرروز را مینویسید؛ برایش زمان تعیین میکنید و بعد از آن تنها کاری که باقی میماند انجام دادن آن کارهاست. اما چیزی که در این میان فراموش شده است این است که نوشتن هر مدل برنامه ای موفقیت شما را تضمین نمیکند.
شما نیاز دارید خودتان را بشناسید و مقدمات نوشتن برنامه روزانه را فراهم کنید؛ تا به برنامه خود متعهد باشید و در آخر هرروز به هدفی که دارید رسیده باشید.
روش های تقویت مدیریت زمان
مواردی که برای شما در این قسمت آورده شده است از تاثیرگذارترین راهکارهایی است که به شما کمک میکنند شکست در مدیریت زمان را تجربه نکنید.
- از دیگران کمک بگیرید و برخی از کارهایتان را واگذار کنید
- برای فعالیت های مختلف محدودیت زمانی تعیین کنید
- حواستان به نشانه های شکست در مدیریت زمان باشد
- روی مهمترین و ضروری ترین کارتان تمرکز کنید
- برای تمام کارهای جانبی خود وقت مشخص کنید
- برنامه ریزی کنید و به برنامه خود پایبند بمانید
- هیچوقت چند کار را با هم انجام ندهید
- هیچوقت کارها را به تعویق نیاندازید
- صبح ها زود از خواب بیدار شوید
- اولویت کارهایتان را مشخص کنید
- از عوامل حواس پرتی دور باشید
- استرس خود را مدیریت کنید
- “نه” گفتن را یاد بگیرید
این مطلب چقدر مفید بود؟